Brugermanual: Service-modul

Komplet guide til koordinator, tekniker og kunde-admin · opdateret maj 2026

1. Hvad er Service-modulet?

Service-modulet er VentNet's komplette løsning til at planlægge, udføre og dokumentere service-besøg — uanset om I arbejder med ventilation, køl, VVS eller el. Det dækker hele kæden fra kontrakt-oprettelse til kunden modtager rapporten, og indeholder værktøjer der gør hvert besøg hurtigere og mere professionelt end konkurrerende systemer.

Modulet er bygget med privacy-by-design: kundens data tilhører kunden. Driftsherren af VentNet-platformen (super-admin) kan aktivere/deaktivere modulet pr. kunde-konto, men har ikke adgang til at læse kundens kontrakter, fotos eller rapporter.

2. Roller og rettigheder

3. Kom i gang (første gang)

1. Få modulet aktiveret. Bed super-admin om at slå Service-modulet til på din konto under Admin → Service-modul. Du skal være customer-admin.
2. Opret din første kunde. Gå til Kunder & Kontrakter → Kunder-tab → + Ny. Udfyld navn, adresse, kontaktperson og email.
3. Tilknyt anlæg. Når du har en kunde, klik kunden i listen → vælg hvilke VentNet-anlæg der hører til (kun anlæg du allerede er admin for).
4. Opret en service-kontrakt. Kontrakter-tab → + Ny. Vælg kunde, sæt næste service-dato + interval (fx 12 mdr) + reminder-dage (komma-separeret, fx 30,14,7,1).
5. Opret teknikere. Inviter dine teknikere som almindelige brugere på platformen (rolle: Tekniker). De ser automatisk Service-fanen når du tildeler dem besøg.
6. Planlæg første besøg. Besøg-tab → + Nyt besøg → vælg kunde, anlæg, dato, tekniker.

4. Daglig brug — koordinator

Overblik-fanen

Når du åbner Service-modulet, lander du på Overblik. Her ser du:

• Antal kunder, kontrakter, planlagte besøg og teknikere — i toppen som farvede tæller-kort.
• Anlæg der har brug for opmærksomhed — automatisk genereret liste af de 6 anlæg med højest risiko-score (se kapitel 8). Klik for at åbne anlæggets fulde diagnose.
• Næste besøg (30 dage) — alle kommende besøg sorteret efter dato. Klik for at åbne besøget.

Planlæg et besøg

1. Besøg-tab → + Nyt besøg.
2. Vælg kunde. Hvis kunden har VentNet-anlæg, vælg anlæg. Ellers vælg "Eksternt anlæg" og indtast navn + adresse manuelt (se kapitel 6).
3. Sæt planlagt dato og evt. tildel tekniker. Tildel kan også gøres senere.
4. Skriv titel (fx "Halvårlig service" eller "Akut indkald") og evt. interne noter til teknikeren.
5. Gem. Teknikeren får automatisk en email-notifikation hvis han er tildelt.

Følg op

Når et besøg er færdig, opdaterer systemet status fra planlagt → i_gang → færdig. Du modtager email når en tekniker afslutter et besøg, og rapporten ligger klar til at dele med kunden.

5. Daglig brug — tekniker

1. Log ind på portalen → gå til Mine besøg. Du ser kun de besøg der er tildelt dig.
2. Klik et besøg for at åbne udfyldnings-modalen. Auto-diagnose vises automatisk øverst med risiko-score, gentagne alarmer og filter-status — bruges som forberedelse inden du tager værktøjet frem.
3. Tryk Start timer når du ankommer. Systemet registrerer start-tidspunkt automatisk.
4. Gennemgå tjeklisten (genereret fra kontrakten). Afkryds opgaverne efterhånden som du udfører dem.
5. Tag fotos direkte fra mobilen — de uploades automatisk og pakkes ind i rapporten.
6. Registrer materialer (filtre, pakninger, klemmer, kølemiddel — alt efter fagområde) og evt. kørsel — bliver til faktura-grundlag automatisk.
7. Noter mangler/bemærkninger som skal udbedres senere. Koordinator ser dem under mangel-listen.
8. Få kunden til at underskrive direkte på mobilskærmen.
9. Tryk Afslut besøg. Email sendes til koordinator og rapport-link til kunden.

6. Eksterne sager (ikke-VentNet anlæg)

Du har ofte service-aftaler hvor anlægget IKKE er forbundet til VentNet — fx ældre anlæg uden router, eller eksterne kunder du laver enkelt-opgaver for. Service-modulet håndterer det fuldt:

• Når du opretter et besøg, vælg "Eksternt anlæg" i stedet for at vælge fra dropdown.
• Indtast anlægs-navn, adresse og evt. noter (model, alder, kontaktperson på sted).
• Teknikeren ser alle felter og kan tage fotos, lave rapport, indhente underskrift — præcis som ved et VentNet-anlæg.
• Auto-diagnose vises ikke (der er ingen live-data), men resten af flowet er identisk.

7. Service-rapport og kunde-deling

Når et besøg er afsluttet, genereres automatisk en print-venlig HTML-rapport med:

• VentNet-branding + dit firmas logo (sat under Branding)
• Kunde-info, anlægs-info, dato, varighed, tekniker
• Afkrydset tjekliste, udført arbejde, fotos i fuld størrelse
• Faktura-grundlag: materialer + timer + kørsel med totaler ex moms
• Mangel-liste der skal udbedres senere
• Kundens underskrift

Kunden modtager rapporten via et share-link i email — uden at skulle logge ind. Linket er en lang tilfældig kode (32 tegn), så det kan ikke gættes. På samme side kan kunden også vurdere besøget med 1-5 stjerner og en kommentar.

8. Risiko-score og auto-diagnose

Hvert VentNet-anlæg får automatisk en risiko-score 0-100 beregnet ud fra:

• Alarm-frekvens (sidste 30 dage) — hvor ofte slår anlægget alarm
• Filter-tryk-trend — hvor tæt er filtrene på at være kritisk tilstoppet
• Tid siden sidste service — i forhold til serviceintervallet
• Drifts-anomali — flow-normaliseret afvigelse fra normal drift

Score-niveauerne:

• 0-29 (OK): Ingen handling nødvendig
• 30-59 (OVERVÅG): Hold øje, planlæg næste besøg snart
• 60-100 (KRITISK): Service påkrævet hurtigst muligt

Når en tekniker åbner et besøg, vises auto-diagnose øverst med scoren + de top-5 gentagne alarmer + filter-status. Det sparer typisk 10 minutter pr besøg fordi teknikeren ved før han ankommer, hvad der formentlig skal kigges på.

9. QR-klistermærker

Hvert anlæg har en unik QR-kode der kan klistres på selve anlægget eller i teknikrummet.

Sådan printer du klistermærker:

1. Åbn et anlæg → ⚙ Indstillinger → QR-mærkat-fanen.
2. Klik Åbn print-side. Du får 3 størrelser: 1 stort (12×12 cm), 4 mellem (6×6 cm), 12 små (3×3 cm).
3. Print og klip ud. Klister stort på anlægget, mellem på styringen eller hovedtavlen, små på underordnede komponenter.

Hvad sker der når man scanner?

• Tekniker (logget ind på mobil) ser anlægs-status + auto-diagnose + seneste service-historik + link til fuld live-data.
• Kunde (ikke logget ind) ser samme status + kan trykke Indberet fejl for at indberette et problem direkte — opretter automatisk et planlagt besøg og emailer dig som koordinator.

10. Faktura-grundlag (timer + materialer)

Service-modulet er IKKE et regnskabssystem — men det leverer al data du skal bruge til at fakturere:

• Teknikeren registrerer brugte materialer (navn, antal, stk-pris) under besøget.
• Timer beregnes automatisk fra start/stop-tidsregistrering × timeløn (sat på teknikerens profil).
• Kørsel: antal km × km-takst.
• Rapporten viser grand total ex moms — klar til at overføre til Dinero, e-conomic eller dit eget regnskabssystem.

11. Mangel-liste pr anlæg

Når teknikeren noterer en "bemærkning/mangel" under et besøg (fx "styreboks lugter brændt, bør tjekkes"), bliver den synlig under Mangler-fanen.

Klik + Planlæg udbedring for at oprette et nyt besøg med titlen automatisk pre-udfyldt — så du kan booke en opfølgning på 30 sekunder.

12. Time-sheet

Hver tekniker har en personlig time-sheet der summerer alle besøg pr dag/uge/måned. Kan downloades som CSV til løn-systemet.

13. Kalenderoverblik

Kalender-fanen viser alle besøg som månedskalender, farve-kodet på status:

• Blå: Planlagt
• Gul: I gang
• Grøn: Færdig

Klik en dag eller et besøg for at åbne detaljer. Brug pile øverst til at skifte måned.

14. Tips og fejlfinding

Reminder-emails kommer ikke

Tjek at kontrakten har reminder-dage sat (fx 30,14,7,1) og at koordinator-emailen er korrekt på customer-admin-profilen. Reminders sendes automatisk hver dag kl. 08:00.

Tekniker ser ingen besøg

Tjek at brugeren har rollen Tekniker og at du har tildelt mindst ét besøg til ham. Tekniker-side viser kun de besøg der har assigned_to = teknikerens id.

Kunden modtager ikke rapport-link

Rapport-emails sendes til den email der er sat på kundens profil. Tjek at den er korrekt udfyldt, og at SMTP-konfigurationen i din portal-instans virker (test ved at sende dig selv en reminder).

QR-kode redirecter til forkert URL

QR-koden indlejrer URL'en med dit domæne. Hvis du har skiftet domæne, skal du genprinte klistermærker. Tokenet (sidste del af URL'en) er dog stabilt.